Сергей Борисович, ответьте пожалуйста Какие документы предоставляет Вам интернет-магазин при приобретении товаров? Осуществляете ли Вы заказ как физическое лицо (на которое и выписываютя документы) либо как юридическое лицо? И есть ли у Вас во внутренних распорядительных документах компании положение о том, что Вы обеспечиваете своих сотрудников чаем, кофе и сопутствующими продуктами?

Риски в случае оплаты чая, кофе, сахара и пр. продуктов для сотрудников в случае, когда налогоплательщик применяет упрощенную систему налогообложения с объектом "доходы", лежат в области признания таких приобретений объектом обложения НДФЛ.
 
 Попробуем разобраться в ситуации.
 
 В соответствии со статьей 211 НК РФ при получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества, налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 40 настоящего Кодекса.
 
 К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика.
 
 При этом следует обратить внимание на положения ст. 41 НК РФ, согласно которым доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами "Налог на доходы физических лиц", "Налог на прибыль организаций" настоящего Кодекса.
 
 Из данной нормы прямо следует, что НДФЛ облагаются только те доходы, стоимость которых четко можно оценить в денежном выражении.
 
 В Вашем случае, насколько понятно из вопроса, определить, сколько конкретно потребил каждый сотрудник, невозможно. В таких случаях мнения различных органов разнятся. Налоговики придерживаются мнения о том, что стоимость питания, бесплатно предоставляемого организацией своим работникам, являясь в соответствии со ст. 211 НК РФ их доходом, полученным в натуральной форме, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При этом доход каждого налогоплательщика предлагается рассчитывать на основе общей стоимости предоставляемого питания и данных из табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов. Организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму НДФЛ (см. Письмо Минфина России от 19.06.2007 N 03-11-04/2/167).
 
 Суды в подавляющем большинстве случаев эту сторону не разделяют и высказывают мнение о том, что определение налоговой базы в целях обложения НДФЛ расчетным путем исходя из теоретических предпосылок налоговым законодательством не предусмотрено (См. Постановление ФАС Уральского округа от 11.05.2004 N Ф09-1773/04-АК, в Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 №42 "Обзор практики рассмотрения споров, связанных с взиманием подоходного налога" (п. 8), а также Письмо УФНС России по г. Москве от 14.07.2008 N 28-11/066968).
 
 Решить данную проблему можно, основываясь на ст. 22 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), согласно которой работодатель обязан обеспечивать бытовые нужды работников, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Перечень бытовых нужд ТК РФ не установлен, но может быть конкретизирован в коллективном договоре в числе обязательств работодателя (ст. 41 ТК РФ). Действия работодателя в пользу работников, производимые сверх обязательств, установленных коллективным договором, могут расцениваться как безвозмездное оказание работникам услуг или безвозмездная передача им товаров.
 
 В связи с вышеизложенным, рекомендую обязательно включить дополнительные обязанности работодателя по обеспечению работников питьевой водой, чаем, печеньем и т.д., по созданию условий для приема, подогрева пищи и воды в коллективный договор (при его наличии) или в трудовые договоры с работниками. Указанные действия усилят позицию организации-работодателя в случае судебного разбирательства с налоговыми органами.